Drucken aus Business Central Cloud: Warum wir bei hohem Etikettenaufkommen auf PrintNode setzen

Wer Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud betreibt, stößt früher oder später auf eine unscheinbare, aber folgenreiche Frage: Wie kommen Lieferscheine, Frachtpapiere und vor allem Etiketten zuverlässig und günstig auf den Drucker? Solange ein ERP-System lokal im eigenen Rechenzentrum läuft, ist das kein Thema. In der Cloud schon – denn die Cloud kann die Drucker in Ihrem Haus nicht einfach direkt ansprechen.

Genau an dieser Stelle treffen wir bei INNONAV in Fertigungs- und Versandprojekten eine bewusste Entscheidung: In vielen Fällen setzen wir nicht auf Microsofts eigenes Universal Print, sondern auf den Cloud-Druckdienst PrintNode. Warum, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Der Ausgangspunkt: Die Cloud erreicht keinen Drucker direkt

Business Central Online ist ein Cloud-Dienst. Es kann Druckaufträge nicht direkt an einen Drucker senden, der bei Ihnen im Lager oder in der Produktion steht. Es braucht eine Brücke zwischen Cloud und Drucker. Microsoft bietet dafür mehrere Möglichkeiten an: Universal Print (nativ in Business Central integriert), Druck über E-Mail-fähige Drucker sowie den Druck über den Browser. Darüber hinaus lässt sich Business Central über Erweiterungen aus dem Microsoft AppSource an weitere Dienste anbinden – und einer davon ist PrintNode.

Für den klassischen Büroalltag – gelegentliche Belege, ein paar Auswertungen – ist Universal Print eine solide, saubere Lösung. Sie ist von Microsoft selbst, läuft komplett in der Cloud und benötigt keine zusätzliche Hardware. Für Unternehmen, die stark digitalisiert produzieren und versenden, sieht die Rechnung allerdings anders aus.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Abrechnung

Universal Print rechnet pro Druckauftrag ab – unabhängig davon, ob ein Dokument eine Seite oder zehn Seiten hat. Jede lizenzierte Microsoft-365-Lizenz (etwa E3, E5 oder Business Premium) steuert ein bestimmtes Kontingent an Druckaufträgen pro Monat zu einem gemeinsamen Topf bei. Reicht dieser Topf nicht aus, kauft man zusätzliches Volumen dazu – nach aktuellem Stand 25 US-Dollar für 500 zusätzliche Aufträge im Monat oder 300 US-Dollar für 10.000 Aufträge, jeweils mit Jahresbindung.

Und hier liegt der Haken für digitalisierte Prozesse: Jedes Versand- oder Produktionsetikett zählt als ein eigener Druckauftrag. Wer pro Tag hunderte oder tausende Etiketten druckt, ist mit dem inkludierten Kontingent schnell am Limit – und die Kosten steigen steil an.

PrintNode geht einen anderen Weg. Der Dienst rechnet nach Druckvolumen in flachen Stufen ab und ist dabei unabhängig von der Zahl der Nutzer. Nach aktuellem Stand deckt bereits die Stufe „Standard” für rund 23 Euro im Monat 25.000 Drucke ab; die Stufe „Premium” für rund 79 Euro im Monat sogar 200.000 Drucke. Auch hier zählt ein Etikett als ein Druck – aber der Preis pro Auftrag ist bei hohem Volumen ein Bruchteil.

Ein Rechenbeispiel zur Einordnung

Nehmen wir einen Versandbereich, der pro Tag rund 1.000 Etiketten druckt – etwa 22.000 im Monat. Über Universal Print müsste ein großer Teil davon als Zusatzvolumen zugekauft werden, was schnell mehrere hundert Euro pro Monat bedeutet. Dasselbe Volumen liegt bei PrintNode innerhalb einer einzigen Monatsstufe für rund 23 Euro. Die Zahlen variieren je nach Lizenzsituation und tatsächlichem Aufkommen – die Größenordnung des Unterschieds bleibt aber bestehen. (Alle Preise: Stand 2026, laut Anbieter, Änderungen vorbehalten.)

Drei Gründe, warum wir in der Praxis auf PrintNode setzen

Erstens: die Kosten bei Massendruck. Genau weil unsere Kundinnen und Kunden Versand und Produktion konsequent digitalisieren, entstehen große Mengen an Etiketten. Das flache, mengenbasierte Preismodell von PrintNode passt zu diesem Muster deutlich besser als die auftragsbasierte Abrechnung von Universal Print.

Zweitens: die Stabilität. In unseren Projekten haben wir Universal Print in einzelnen Umgebungen als weniger robust erlebt. PrintNode läuft dort seit Längerem ohne Störungen – zuverlässig genug für geschäftskritische Abläufe, bei denen ein stehender Drucker eine stehende Verladung bedeutet. Das ist unsere Praxiserfahrung, kein Werbeversprechen des Anbieters.

Drittens: die Flexibilität. PrintNode verarbeitet praktisch jeden Drucker und jedes Format und unterstützt den sogenannten RAW-Druck. Das bedeutet vereinfacht: Es kann Druckern auch deren native Steuerbefehle direkt übergeben – wichtig etwa bei spezialisierten Etikettendruckern. In Umgebungen mit gemischtem, teils älterem Druckerpark ist diese Bandbreite an technischen Standards ein echter Vorteil. Hinzu kommt: Über die offene Schnittstelle von PrintNode entwickeln wir prozessgesteuerte Druckautomatisierungen – das richtige Etikett kommt automatisch am richtigen Drucker heraus, sobald der passende Schritt in Business Central erfolgt, ganz ohne manuelles Anstoßen. So wird aus reinem Drucken ein durchgängig digitalisierter Prozess.

Kein Entweder-oder, sondern die passende Lösung

Universal Print ist und bleibt eine solide, von Microsoft selbst entwickelte Lösung – gerade dort, wo die Druckmengen überschaubar bleiben. Bei hohem, stark automatisiertem Aufkommen in Fertigung und Versand spielt PrintNode dagegen seine Stärken aus.

Für uns entscheidet nicht die Technologie, sondern Ihr konkreter Bedarf. Genau das ist unser Maßanzug-Prinzip: Wir wählen die Lösung, die zu Ihren Prozessen, Ihrem Druckaufkommen und Ihrer IT-Landschaft passt – und nicht umgekehrt. Seit über zwei Jahrzehnten begleiten wir Unternehmen in Fertigung und Großhandel auf ihrem Weg in die Cloud. Cloud-Druck ist dabei ein kleines, aber verräterisches Detail: Wer es sauber löst, spart Geld und Nerven im Tagesgeschäft.

Sie drucken in Business Central große Mengen an Etiketten oder planen den Umstieg in die Cloud? Sprechen Sie mit uns – wir schauen uns Ihre Druckprozesse an und finden gemeinsam den Weg, der für Sie am meisten Sinn ergibt.