Gesendete Nachrichten werden protokolliert und können jederzeit aufgerufen werden. E-Mail-Funktionen in Business Central sind nur für ausgehende Nachrichten vorgesehen. Ein „Posteingang“ ist also nicht vorhanden.
Die Nutzung der E-Mail-Funktion setzt die Einrichtung von E-Mail-Konten durch einen Administrator voraus. Neben dem aktuellen Benutzer können weitere Postfächer (z. B. allgemeine E-Mail-Adressen) eingerichtet werden.
Ein E-Mail-Konto wird als Standard-Konto definiert.
E-Mail-Szenarien
Um den E-Mail-Versand von Belegen zu erleichtern, können E-Mail Szenarien eingerichtet und verschiedenen E-Mail-Konten zugewiesen werden.
Jedem E-Mail-Szenario können zusätzlich Standardanhänge zugewiesen werden. Die Standardanhänge werden automatisch zu den E-Mails für das E-Mail-Szenario hinzugefügt. Wenn Sie zum Beispiel einen Verkaufsauftrag per E-Mail versenden, wird der für das Szenario Verkaufsauftrag angegebene Standardanhang hinzugefügt.
E-Mail Texte
Für jedes Dokument, das versendet werden soll (z. B. Angebot, Verkaufsrechnung etc.), kann ein E-Mail-Textlayout hinterlegt werden. Bei der Erstellung der E-Mail wird der entsprechende Text automatisch eingefügt. Die eindeutige Zuordnung der E-Mail-Textlayouts erfolgt pro Berichts-ID. Microsoft liefert hierfür Standardvorlagen, die individuell angepasst werden können.
Hier ein Beispiel für ein erzeugtes E-Mail für die Auftrags-Bestätigung. Alle Elemente können vor dem Versand noch bearbeitet werden (Texte ändern, zusätzliche Anhänge, etc.):
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